Digitale Transformation braucht eine klare Strategie und erfolgreicher Wandel braucht Führung.

Was ist digitale Transformation und was bedeutet sie für digitale Projekte?

Digitale Transformation ganzheitlich denken

Die digitale Transformation beschreibt den grundlegenden Wandel von Unternehmen durch den Einsatz moderner Technologien – etwa Cloud-Lösungen, künstliche Intelligenz, Datenanalyse oder Automatisierung. Sie verändert nicht nur Prozesse und Arbeitsweisen, sondern auch Geschäftsmodelle und ganze Märkte.

Ziel ist es, effizienter zu arbeiten, schneller auf Veränderungen zu reagieren und Kund*innen ein überzeugendes Erlebnis zu bieten.

Chancen und Herausforderungen im Gleichgewicht

Mit den Potenzialen wachsen auch die Anforderungen: fehlende digitale Kompetenzen, Widerstände in der Organisation oder technische Hürden bei der Integration neuer Systeme in gewachsene Strukturen.

Digitale Projekte müssen daher mehr leisten als die Bereitstellung technischer Lösungen. Sie brauchen eine klare strategische Ausrichtung, einen Fokus auf Nutzerbedürfnisse und ein klares Ziel: nachhaltige Wertschöpfung.

Technologie ist nur ein Teil der Lösung

Wer digitale Transformation erfolgreich gestalten will, braucht mehr als moderne Tools. Entscheidend sind eine durchdachte Strategie, effizientes Projektmanagement und eine methodische Umsetzung – verlässlich, strukturiert und flexibel zugleich.

ERP-Systeme: Warum sie in der digitalen Transformation oft scheitern

Digitale Projekte scheitern häufig an denselben Herausforderungen: fehlende strategische Planung, unklare Zielsetzungen, mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsführung, unzureichende Abstimmung zwischen den Stakeholdern und fehlende interne Kompetenzen. Diese Faktoren führen dazu, dass Projekte an Relevanz verlieren, Budgets überschritten werden oder am Ende nicht den gewünschten Mehrwert liefern.

Ein klassisches Beispiel ist die Einführung eines neuen ERP-Systems ohne ausreichende Analyse der bestehenden Prozesse und Anforderungen. Der Gartner Magic Quadrant für ERP-Systeme verdeutlicht, wie komplex und unterschiedlich diese Systeme sein können. So haben wir mit einem Kunden gesprochen, der mittlerweile das vierte ERP-System einführt, weil vorherige Implementierungen an fehlender Abstimmung mit den Geschäftsanforderungen und an mangelnder Integration in bestehende Systeme gescheitert sind. 

In vielen Fällen führt dies zu langen Verzögerungen, enormen Budgetüberschreitungen und eine Lösung, die nicht den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Unternehmen stehen dann vor der Herausforderung, nachträglich Anpassungen vorzunehmen, was zusätzliche Kosten und Frustration verursacht. 

Viele Unternehmen springen direkt in die Lösung, ohne vorher klare Ziele zu definieren. Sie setzen auf eine rein technologische Umsetzung, ohne die zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen, Nutzerbedürfnisse und langfristigen Ziele ausreichend zu berücksichtigen. Die Folge: Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Produkte, die am Ende nicht den erwarteten Mehrwert bieten und Frustration bei allen Beteiligten.

Ein Ansatz für digitale Exzellenz

Genau hier zeigt sich, dass Digital Transformation nicht mit Technologie beginnt, sondern mit einem strukturierten, methodischen Vorgehen.

Bei Factorial kombinieren wir fundierte Business Analyse, nutzerzentriertes Design, strategische Software-Architektur und agile Entwicklung zu einem ganzheitlichen Ansatz. So gewährleisten wir, dass Digitalprojekte nicht nur effizient umgesetzt, sondern auch nachhaltig wertschöpfend sind. Unsere Software Architekten entwickeln eine skalierbare und zukunftssichere Technologie Strategie, die sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt und langfristigen Geschäftserfolg unterstützt.

Unser Vorgehen basiert auf einer klaren Methodik mit definierten Phasen:

1. Business Analyse — Gezielte Anforderungsanalyse

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer klaren Zieldefinition bevor über Lösungen gesprochen wird. Gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern ermitteln wir die Anforderungen und definieren messbare Erfolgsfaktoren. Smarte KPIs dienen dabei als Grundlage, um den Projekterfolg objektiv zu bewerten.

Ein häufiger Fehler in der frühen Projektphase ist, dass Lösungen diskutiert werden, bevor die eigentlichen Ziele feststehen. Wir setzen bewährte Methoden wie beispielsweise die Ursache-Wirkungsanalyse ein, um dies zu vermeiden. Dabei erfassen und strukturieren wir bestehende Herausforderungen, analysieren deren Ursachen und untersuchen Faktoren wie Verantwortlichkeiten, beteiligte Systeme und aktuelle Prozesse. Oft zeigt sich, dass verschiedene Probleme auf eine gemeinsame Ursache zurückzuführen sind.

Dieser zielorientierte Ansatz ermöglicht es, Rahmenbedingungen, Prioritäten und Erfolgskriterien präzise zu definieren. Darauf aufbauend identifizieren wir geeignete Lösungsansätze sowohl technologische als auch strategische Optionen. Da es selten eine einzige, universell beste Lösung gibt, entwickeln wir eine fundierte Empfehlung mit konkreten Lösungsvarianten, die Zeit, Budget und den potenziellen Impact berücksichtigen. So stellen wir eine effiziente und nachhaltige Umsetzung sicher.

Beteiligte Expert*innen: Business Analyse, Software Architektur und User Research

2. Requirements Engineering — Strukturiertes Anforderungsmanagement 

Ein durchdachtes Anforderungsmanagement ist die Grundlage für jedes erfolgreiches Projekt. Deshalb setzen wir auf eine strukturierte Vorgehensweise, um Requirements zu erfassen, zu priorisieren und in umsetzbare Lösungen zu überführen.

1. Planung – Basierend auf den Zielsetzungen aus der Business Analyse und der gewählten Lösungsvariante integrieren wir weitere entscheidende Faktoren in die Planung. Dazu gehören externe Einflussfaktoren wie gesetzliche Vorgaben, Normen und regulatorische Anforderungen, aber auch parallel laufende Projekte, die Auswirkungen auf das Vorhaben haben könnten. Besonders wichtig ist zudem die Enterprise-Architektur, da sie die technischen Rahmenbedingungen definiert und langfristige Skalierbarkeit sicherstellt.
2. Erhebung – Unser Ansatz folgt dem Prinzip „von der Breite zur Tiefe“ – zunächst das Gesamtbild erfassen, dann in sinnvolle Details strukturieren. Dabei analysieren wir, ob die User Stories einen Prozess abbilden, ggf. mehrere Aufgaben enthalten oder verschiedene Rollen, Ressourcen und Informationsarten betreffen. Falls nötig, werden sie aufgeteilt, um Klarheit und Umsetzbarkeit zu gewährleisten.
3. Priorisierung – Um die wichtigsten Anforderungen gezielt umzusetzen, bewerten wir sie nach Geschäftswert, Risiko, Umsetzbarkeit und Dringlichkeit. Höchste Priorität haben Anforderungen mit dem größten Kundennutzen, regulatorische Vorgaben oder solche mit hohem wirtschaftlichem oder technischem Risiko. Zudem bevorzugen wir leicht umsetzbare Anforderungen für schnelle Erfolge und berücksichtigen Abhängigkeiten zu anderen Anforderungen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft dabei, Investitionen gezielt zu steuern. Durch diese strukturierte Priorisierung stellen wir sicher, dass die wichtigsten und kritischsten Anforderungen zuerst umgesetzt werden.
4. Organisation, Spezifikation & Modellierung – Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen werden klar strukturiert und dokumentiert. Funktionale Anforderungen folgen standardisierten Schemata, wobei universelle und spezifische Anforderungen präzise beschrieben und mit Akzeptanzkriterien ergänzt werden. Nicht-funktionale Anforderungen (NFA) wie Performance, Sicherheit oder Skalierbarkeit werden aus den Anforderungen abgeleitet, kategorisiert und tabellarisch erfasst. Modellierungstechniken und Notationen unterstützen die Dokumentation und erleichtern die Umsetzung. So entsteht eine klare und nachvollziehbare Grundlage für die Entwicklung.
5. Verifikation & Validierung – Anforderungen werden auf Korrektheit, Vollständigkeit und Qualität geprüft. Die Verifikation stellt sicher, dass Spezifikationen und Modelle den definierten Standards entsprechen und korrekt dokumentiert sind. In der Validierung wird überprüft, ob alle Anforderungen einen echten Mehrwert schaffen, die Geschäftsziele unterstützen und die Bedürfnisse der Stakeholder erfüllen. Durch die Identifikation und Behebung von Fehlern, Lücken und Unklarheiten gewährleisten wir eine präzise und weiterverwendbare Grundlage für die Umsetzung.
6. Freigabe – Abschließend erfolgt die Abstimmung mit den relevanten Stakeholdern. Erst nach deren Freigabe werden die nächsten Schritte gezielt eingeleitet.

Dieser systematische Ansatz sorgt dafür, dass klare Ziele definiert, realistische Erwartungen gesetzt und nachhaltige Lösungen entwickelt werden. So legen wir den Grundstein für eine erfolgreiche Projektrealisierung.

Beteiligte Expert*innen: Requirements Engineering & Product Owner und Fachexpert*innen

3. User Experience & User Interface

Nutzerzentrierung beginnt mit echtem Verständnis

Gute User Experience entsteht nicht im Entwurf, sondern im Verstehen. Wer nutzt das Produkt? Was brauchen diese Menschen wirklich? Wo entstehen Frust, Reibung oder Zeitverlust und aus welchen Gründen?

Antworten liefert nicht die Intuition, sondern eine strukturierte Analyse. Interviews mit Stakeholdern, Nutzungsdaten, Verhaltensmuster sowie die Bewertung bestehender Systeme und digitaler Kontaktpunkte ermöglichen fundierte Einblicke. Wo möglich, fließt direktes Feedback der Nutzerinnen und Nutzer ein, um Annahmen durch fundierte Erkenntnisse zu ersetzen. Ein gezielter Blick auf das Marktumfeld ergänzt diesen Prozess und schafft Klarheit in der Positionierung.

Von Analyse zur Interaktion

Diese Einsichten werden in eine klare Informationsstruktur und ein nachvollziehbares Nutzungskonzept übersetzt. Das Ziel ist ein digitales Erlebnis, das sich logisch, konsistent und selbstverständlich anfühlt, ohne dass der Nutzer sich bewusst anstrengen muss.

User Experience ist kein kreativer Impuls, sondern ein systematischer Prozess. Methoden wie Lean UX und schnelle Entwurfszyklen helfen dabei, früh Rückmeldungen zu erhalten und reale Nutzungssituationen zu simulieren. So entstehen Lösungen, die sich an tatsächlichen Bedürfnissen orientieren.

Design mit Wirkung

Das visuelle Design bringt diese Konzepte in eine Form, die Orientierung bietet, die Markenidentität stärkt und digitale Inhalte zugänglich macht. So entsteht eine Benutzeroberfläche, die sowohl funktional als auch ästhetisch überzeugt. Wiedererkennbarkeit, Klarheit und Skalierbarkeit werden durch strukturierte Gestaltungssysteme gewährleistet.

Zugänglichkeit, Leistung und Sichtbarkeit von Anfang an

Ein gutes Design muss mehr können, als nur gut auszusehen. Deshalb werden zentrale technische Anforderungen von Beginn an berücksichtigt. Dazu gehören schnelle Ladezeiten, Suchmaschinenfreundlichkeit und digitale Zugänglichkeit.

Die Empfehlungen der internationalen Initiative für barrierefreie Webinhalte dienen dabei als verbindliche Grundlage. So wird sichergestellt, dass digitale Angebote für möglichst viele Menschen nutzbar sind – unabhängig von ihren individuellen Voraussetzungen. Der Zugang ist keine Zusatzfunktion, sondern Bestandteil der Gesamtlösung.

Prototypen bringen Klarheit

Interaktive Prototypen machen Ideen greifbar, zeigen Abläufe auf und schaffen Transparenz. Dadurch werden fundierte Entscheidungen bereits in einem frühen Stadium ermöglicht. Sie helfen dabei, Schwachstellen in der Nutzerführung zu erkennen, Rückmeldungen einzuarbeiten und Risiken zu minimieren.

Durch konsequentes Testen und schrittweises Verbessern entsteht ein digitales Produkt, das technisch robust ist und in der Nutzung überzeugt – klar, effizient und nachhaltig.

Beteiligte Expert*innen: Customer Experience Team

4. Development — Nahtlose Umsetzung durch agile Entwicklung

Die technische Umsetzung der definierten Anforderungen erfolgt in einem agilen Entwicklungsprozess, bei dem Frontend und Backend Entwicklung eng verzahnt zusammenarbeiten. Während das Frontend für eine intuitive, performante und zugängliche Benutzeroberfläche sorgt, bildet das Backend eine skalierbare, sichere und leistungsstarke Infrastruktur, die alle Geschäftslogiken und Datenverarbeitungen steuert – selbstverständlich GDPR/DSGVO konform, um höchsten Datenschutz und Sicherheitsstandards gerecht zu werden. Darüber hinaus unterstützt Unternehmen dabei, ihre Websites BITV-konform zu gestalten.Den Nachweis dafür liefert die eigene Factorial Website, die erfolgreich die BITV-Prüfung bestanden hat und damit die Kompetenz des Teams in der Entwicklung barrierefreier und rechtssicherer digitaler Lösungen belegt.

Durch die kontinuierliche Abstimmung mit UX/UI Design und Requirements Engineering stellen wir sicher, dass technische Lösungen exakt auf die Nutzerbedürfnisse und Geschäftsanforderungen abgestimmt sind. Iterative Entwicklungszyklen, regelmäßiges Testing und schnelle Anpassungen ermöglichen eine flexible, effiziente Umsetzung und sorgen für eine optimale Performance der digitalen Lösung.

Beteiligte Expert*innen: Frontend und Backend-Entwicklung

5. Quality Assurance

Durch strukturierte Testprozesse gewährleisten wir, dass die entwickelte Lösung höchsten Qualitätsstandards entspricht. Dabei prüfen wir Funktionalität, Performance und Sicherheit in verschiedenen Szenarien, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren. Automatisierte und manuelle Tests sorgen für eine lückenlose Überprüfung und stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Kontinuierliches Feedback und iterative Optimierung ermöglichen eine stetige Verbesserung, sodass die digitale Lösung nicht nur stabil und leistungsfähig, sondern auch zukunftssicher bleibt.

6. Projektmanagement & Product Owner – Effiziente Steuerung für den Projekterfolg

Ein strukturiertes Projektmanagement sorgt für eine reibungslose Umsetzung und den optimalen Einsatz von Ressourcen. Der Product Owner übernimmt dabei eine zentrale Rolle: Er vertritt die Interessen der Stakeholder, priorisiert Anforderungen und stellt sicher, dass die Entwicklung stets auf den größten geschäftlichen Mehrwert ausgerichtet ist. Durch agile Methoden, transparente Kommunikation und iterative Planung gewährleisten wir eine hohe Flexibilität, schnelle Entscheidungsfindung und eine effiziente Umsetzung – immer mit dem Ziel, ein nutzerzentriertes und wirtschaftlich erfolgreiches Produkt zu realisieren.

Was ändert sich für unsere Kunden?

Mit unserem strukturierten Vorgehen gewinnen unsere Kunden mehr Transparenz, Planungssicherheit und Effizienz in ihren digitalen Projekten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen, bei denen oft unklare Anforderungen und unflexible Prozesse zu Problemen führen, setzen wir auf eine agile, interdisziplinäre Zusammenarbeit. Dies ermöglicht eine schnellere Anpassung an Veränderungen und eine gezielte Umsetzung der Geschäftsanforderungen.

Der Mehrwert für unsere Kunden

• Klar definierte Anforderungen: Kein Raum für Missverständnisse
• Höhere Erfolgsquote: Vermeidung typischer Fehlerquellen
• Effizientere Umsetzung: Strukturierte Prozesse und agile Methoden
• Optimale User Experience: Nutzerzentrierte Oberflächen und intuitive Interaktion
• Bessere Planbarkeit: Transparenz über den gesamten Projektverlauf

Mit unserem methodischen Ansatz stellen wir sicher, dass Digitalprojekte nicht nur umgesetzt, sondern nachhaltig erfolgreich werden. Factorial bringt Strategie, Design und Entwicklung zusammen, um digitale Lösungen zu schaffen, die echten Mehrwert bieten.